Blog - Archiv - Nuwenhof Consulting

Personalabteilung in der Schmollecke

„Keiner weiß, was wir machen. Wir werden nicht wahrgenommen. Außer bei der Bewerbung und für die Auszahlung von Lohn & Gehalt, haben wir keinen Kontakt zu den Mitarbeitern….“

So oder so ähnlich lautet oft das Katzengejammer aus der Personalabteilung. Schuld sind natürlich immer die Anderen. Nun wird es aber höchste Zeit, sich an die eigene Nase zu packen.

Eine gute Reputation bekommt man nicht verliehen, sondern muss man sich, oftmals hart, erarbeiten. Aber als Personalabteilung ist dies gar nicht so schwer, wie es aussehen mag.

Zuerst muss natürlich das Fundament solide stehen. Ein schickes Dach ohne vernünftigen Unterbau fällt auf Dauer zusammen wie ein Kartenhaus. Zum Fundament gehört eine zuverlässige, ordentliche, korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Online-Zugang für die Mitarbeiter. Oder versenden Sie immer noch Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen? Wichtig ist ein vernünftiges und pünktliches Bescheinigungswesen, denn jede noch so schicke Aktion verpufft, wenn Mitarbeiter auf wichtige Unterlagen warten.

Stellenanzeigen und die pünktliche Bearbeitung von Bewerbungen sollten, zumindest für ein Grund-Fundament, als zuverlässiger Prozess laufen. Hier ist natürlich noch viel Luft nach oben.

Steht dies wirklich nur rudimentäre Fundament, hat die Personalabteilung bei Weitem keinen Pluspunkt erarbeitet. Bevor wir uns diesen zuwenden, zuerst einige grundsätzliche Fragen: Wie gut kennen Sie Ihr Unternehmen? Können Sie in zwei Minuten erklären, was Ihr Unternehmen ausmacht? Produkt? Markt? Konkurrenz? Herausforderungen? Welchen Effekt hat ein toller Workshop, der zur absoluten Peakzeit im Unternehmen stattfinden soll?

Sind all diese Themen solide vorhanden, kann die wirkliche Personalarbeit beginnen. Dazu mehr in meinen wöchentlichen Blog.

16. März 2021

Sauerteig

Manchmal braucht man im Leben keine komplizierte Marketingidee und kein großes Setup, um Teamgeist zu schaffen, nur eine kleine Idee, das richtige Timing und aufgeschlossene Leute!

Oder – Wie man mit Sauerteig Teamgeist bildet!

Dieses Team ist etwas außergewöhnlich. Es besteht aus 24 Personen in einer Chat-Gruppen-App, die vor 34 Jahren dieselbe Klasse besuchten – einschließlich des Lehrers. Dank Social Media und dem Internet wurden fast alle Klassenkameraden aus alten Zeiten gefunden. Treffen sind überaus schwierig, nicht nur durch Corona, denn einige leben auf anderen Kontinenten. Dementsprechend lebt die Chat-Gruppe von gelegentlichen Kurznachrichten.

So fing alles an: Ein Mitglied fragte an einem Wochenende, wie es allen während des Lockdowns geht, und jemand postete als Antwort ein Foto von Sauerteig. Neugierig, wie man so ist, fragte man nach dem Ergebnis und einige Tage später folgte ein Foto von einem perfekt gebackenem Bauernbrot.

Es folgte die offensichtliche Frage für das Rezept, und einige Stunden später erhielten sie ein Rezept in Erzählform, wie man seinen eigenen Sauerteig anfängt. Die Challenge war geboren!

Abgesehen davon, dass sie sich nun täglich um den Ansatz kümmern mussten, erhielten sie den Auftrag, nach drei Tagen Rückmeldungen einzusenden, falls es gelingen sollte, den Sauerteig zum Leben zu erwecken. Auf der ganzen Welt verstreut, wie sie es sind, begannen alle ihr kleines Sauerteigexperiment und nach drei Tagen wurden erste Ergebnisse geteilt. Die Ergebnisse waren sehr unterschiedlich von Erfolg gekrönt und am Abend begann eine aufschlussreiche Diskussion über die Ursachen.

Außerdem freuten sich alle auf den fünften Tag, an dem die nächsten Anweisungen für das Brotbackenexperiment folgen sollten. Dieses Update und die weiteren kamen als kleine selbstgedrehte Videos, die sehr hilfreich waren, um das richtige Aussehen des Teigs zu erklären. Es lagen noch mindestens zwei Tage Arbeit und Warten vor der Gruppe, bis das erste Brot gebacken wurde. Die Ergebnisse waren verheerend! Die meisten Brote machten eher Steinen Konkurrenz, als dass sie ein leckeres Brot waren, und das erste Learning war, Geduld beim Backen von Brot ist eine sehr wichtige Eigenschaft!

Wieder folgten zahlreiche Nachrichten, man fragte sich gegenseitig um Rat und postete Fotos von gebackenem Brot. Dies dauerte mindestens drei Wochen, ohne dass jemand das Thema förderte oder betreute. Am Ende war es allen gelungen und einige Bäckereien verloren zumindest für eine Weile ihre Kunden.

Manchmal braucht man im Leben keine komplizierte Marketingidee und kein großes Setup, um Teamgeist zu schaffen, nur eine kleine Idee, das richtige Timing und aufgeschlossene Leute!

9. März 2021

Betrieblicher Gesundheitsschutz und der Fallstrick aus dem Mutterschutzgesetz

Gerade im Hinblick auf die sich durch die Corona-Pandemie bedingte Änderung von Arbeitsplätzen, bedarf einer Anpassung bestehender Gefährdungsbeurteilungen!

Es gab bereits einen Blog zum Thema Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen. Heute wollen wir uns mit einem ganz besonderen Unterthema hierzu beschäftigen.

Dies steht nicht in den Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), sondern im Mutterschutzgesetz. Nach §10 Abs. MuSchG in Verbindung mit §10 Abs. 1 MuSchG und § 5 ArbSchG müssen Sie für jeden Arbeitsplatz eine Gefährdungsbeurteilung für Schwangere und Stillende sowie für ihr Kind erstellen. Unabhängig davon, ob im Unternehmen überhaupt Frauen beschäftigt sind, oder ob es Schwangere oder stillende Mütter gibt.

Hier gilt das Gleiche wie bei der allgemeinen Gefährdungsbeurteilung. Die Bewertung erfolgt abstrakt, d.h. sie muss für jeden Fall anwendbar sein. Im Ergebnis der Bewertung muss letztendlich stehen, ob eine Schwangere oder Stillende den Arbeitsplatz weiterhin unverändert besetzen kann, oder ob Anpassungen nötig sind oder ob sogar eine Ausübung dieser Tätigkeit dann nicht möglich ist. Wie diese Anpassungen (Schutzmaßnahmen) auszusehen haben, muss in der Beurteilung nicht dokumentiert werden, sind aber nötig, wenn es zu einem konkreten Fall kommt. Hier muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, ob es im ersten Schritt direkt die komplette Dokumentation erstellen möchte oder erst im Bedarfsfall das Thema wieder zur Hand nimmt.

Hat ein Unternehmen gar keine Gefährdungsbeurteilung, ist dies eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einer Strafe (§ 32 MuschG) von derzeit 5Teuro (§ 32 Abs. 2 MuSchG) geahndet werden. In anderen Fällen kann die Strafe sogar bis zu 30Teuro betragen.

Bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung können gleichwertige Arbeitsplätze zusammengefasst werden und es genügt nur eine Gefährdungsbeurteilung. Gleichwertig bedeutet allerdings nicht, dass Sie für jeden Büroarbeitsplatz nur eine Beurteilung benötigen. Ein Arbeitsplatz mit einem Call-Center-Charakter ist mit einer Tätigkeit ohne oder kaum telefonischen Kundenkontakt nicht als gleichwertig zu sehen.

Gerade im Hinblick auf die sich durch die Corona-Pandemie bedingte Änderung von Arbeitsplätzen, bedarf einer Anpassung bestehender Gefährdungsbeurteilungen!

2. März 2021

Die Klaviatur der Führungsstile

Mit einem einzigen Führungsstil werden Sie dieses Ziel nicht erreichen, sondern Sie müssen die Klaviatur der verschiedenen Führungsstile anwenden!

Heute werfen wir im Blog einen anderen Blick auf das Thema Führung. Ob man im Internet recherchiert, eine aktuelle Zeitschrift aufschlägt oder aber ein Fachbuch zur Hand nimmt, im Vordergrund steht Thema „Führung“, wie Führung heute gelebt werden sollte, wie ein Unternehmen ideal geführt wird.

Schauen wir uns die Realität an. Hier liegt das Hauptaugenmerk nicht auf verschiedenen Führungsstilen, sondern auf die Situation in einem Unternehmen. Folgendes Szenario: Sie kommen als Führungskraft neu in ein Unternehmen. Hierbei ist es völlig unerheblich, ob Sie die Rolle des neuen CEO, Senior Manager oder eine andere Rolle im Bereich der Führungsverantwortung bekleiden. Wichtig ist einzig und allein die Tatsache, dass Sie als Führungskraft die Verantwortung haben, mit dem vorhandenen Team minimalst den geforderten Output zu erreichen.

Das Team, so wie Sie es vorfinden, ist Ihr Orchester und nach einer gewissen Einarbeitungszeit, müssen Sie in der Lage sein, mit Ihrem Orchester ein Musikstück zu präsentieren, welches im besten Fall ihrer Zuhörer, in dem Fall Ihre Kunden, vor Begeisterung von den Stühlen reißt. Nun sitzen in Ihrem Orchester völlig unterschiedliche Charaktere, die alle verschieden performen. Der eine ist begnadet gut an seinem Instrument und kann alles sofort umsetzen, der andere hört nicht darauf, was die anderen spielen und hat so seinen eigenen Takt. Der nächste ist eher mittelmäßig, kann aber ganz gut mithalten. Der nächste hat seine eigene Interpretation von Noten und Takt und spielt eher in seiner eigenen Welt. Der nächste ist eigentlich gut, wartet aber immer auf dem Hinweis vom Dirigenten, um seinen Einsatz nicht zu verpassen. Sie ahnen worauf ich hinaus möchte: Ihr Orchester spielt grauenhaft!

Sie können nicht einfach alle Mitglieder austauschen, dann geht Ihnen das gesamte Knowhow verloren. Das heißt, Sie müssen es schaffen, jedes Mitglied im Orchester so zu fördern, motivieren und anzusprechen, wie es das einzelne Mitglied braucht, um seine optimale Leistung im Team zeigen zu können. Mit einem einzigen Führungsstil werden Sie dieses Ziel nicht erreichen, sondern Sie müssen die Klaviatur der verschiedenen Führungsstile anwenden!

Dies bedarf sowohl Geduld als auch eine Empathiefähigkeit (siehe Blog vom 12.01.2021). Aber am Ende haben Sie ein Orchester vor sich sitzen, dass die Zuhörer von den Sitzen reißt! Darum geht es am Ende, eine situative Führung, mit der Mitarbeiter ihrer beste individuelle Performance zeigen können. Dann spielt Ihr Orchester mit Leidenschaft und Hingabe und der geschulte Zuhörer kann den Unterschied deutlich hören.

Sie sagen das ist unmöglich? Es sollte immer ein Ziel sein, das man versucht zu erreichen. evtl. kann man das aber nicht erreichen, denn beim nächsten Musikstück tauchen plötzlich wieder ganz andere Probleme auf und es gibt neue Herausforderungen. Dann fängt man wieder von vorne an. Im Laufe der Zeit werden aber die Anpassungsschwierigkeiten immer geringer, neue Mitglieder lassen sich leichter integrieren und das Repertoire an Fähigkeiten steigt.

In diesem Sinne, viel Erfolg mit Ihrem Orchester!

23. Februar 2021

Steuerfreie Extras für Arbeitnehmer

Während im Hinblick auf Retention über zahlreiche Maßnahmen geschrieben wird, gibt es auch ganz einfache Methoden der Mitarbeiterbindung, die teilweise bereits seit Jahren durch die Steuergesetzgebung ermöglicht werden.

Zuerst sei darauf hingewiesen, dass der 44,- Euro Sachbezug gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG schnell aufgebraucht ist. Alle unten erwähnten Punkte, die sich hierauf beziehen, werden daher gesondert gekennzeichnet.

Sachbezüge

Unter die Sachbezüge gehören in erster Linie Gutscheine über Waren oder Dienstleistungen, die nicht in Geld umgewandelt werden können. Hierzu gehören zum Beispiel Einkaufsgutscheine oder Tankgutscheine, unbelegte Backwaren wie Brötchen und Rosinenbrot nebst Heißgetränken zum sofortigen Verzehr (BFH Urteil v. 03.07.2019 – VI R 36/17). Belegte Brötchen müssen dagegen versteuert werden.

Kindergartenbeiträge

Nach § 3 Nr. 33 EStG können Unternehmen zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn für Mitarbeiter die Kosten für Kindergarten, Tagesmutter, Ganztagespflegestellen oder Kita übernehmen, ohne dass der Mitarbeiter das zusätzliche Geld versteuern muss. Der Steuerbonus gilt aber nur für Kinder, die noch nicht zur Schule gehen. Die Steuerfreiheit des Zuschusses ist nicht in der Höhe begrenzt. Hier empfiehlt es sich, den Beitrag direkt vom Arbeitgeber an die Einrichtung zu überweisen.

Mitarbeiterdarlehen

Bis zu einem Betrag von 2.600 Euro können Arbeitgeber Mitarbeiterdarlehen steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Für höhere Beträge sei auf BMF, 19.5.2015, IV C 5 – S 2334/07/0009 zur Bewertung der Steuerpflicht verwiesen. Hier greift auch unter Umständen die 44,-EuroGrenze für Sachbezüge.

Neben evtl. Zinsvorteilen haben Mitarbeiterdarlehen für Mitarbeiter allerdings noch andere Vorteile, die vor allem in der variablen Tilgung liegen. Während vor allem Sondertilgungen bei normalen Darlehensverträgen problematisch sind, bieten Mitarbeiterdarlehen hier eine höhere bzw. normale unbegrenzte Flexibilität.

Gesundheitsförderung

Ebenso wird die Gesundheitsfürsorge gefördert (§ 3 Nr. 34 EStG), und zwar solche, die von den gesetzlichen Krankenkassen anerkannt sind, wie Yoga, Stressbewältigung, Rückenschulen oder Raucherentwöhnung. Bis zu 600 Euro im Jahr pro Mitarbeiter sind steuer- und sozialabgabenfrei.

BahnCard

Unternehmen können vielreisenden Arbeitnehmern eine BahnCard auch zur privaten Nutzung steuerfrei überlassen, wenn während der Gültigkeitsdauer der BahnCard die Preisnachlässe für Dienstreisen die Kosten für die BahnCard übersteigen oder beim Kauf der BahnCard davon auszugehen war. D.h. es empfiehlt sich direkt bei Anschaffung der Bahncard eine Prognosebewertung zu erstellen und diese für die Prüfung zu hinterlegen.

Kurzfristige Betreuung

Nach § 3 Nr. 34a EStG darf ein Arbeitgeber bis zu 600 Euro pro Jahr für die kurzfristige Betreuung durch Dienstleister wie Pfleger oder Babysitter bezahlen, wenn die Kinder unter 14 Jahren, oder mit körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung unter 25 Jahren sind oder für pflegebedürftige Angehörige. Voraussetzung: Die Betreuung ist aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig.

Elektroautos

Arbeitgeber dürfen das elektrische Aufladen eines privaten Elektrofahrzeugs oder Hybridelektrofahrzeugs abgabenfrei bereitstellen (§ 3 Nr. 46 EStG). Gleiches gilt für die überlassene betriebliche Ladevorrichtung; zur privaten Nutzung.

Etwas aufwendiger aber nicht weniger attraktiv ist die Einführung von Zeitwertkonten. Auch bei Dienstwagen gibt es eine besondere Möglichkeit der Steuerersparnis mit Hilfe des Eigenanteils. Dazu später mehr in einem gesonderten Blog.

16. Februar 2021

Gefährdungsbeurteilung in Unternehmen, eine lästige Pflicht?

Was versteht man aber unter psychische Arbeitsbelastung? Grundsätzlich geht es um die Abgrenzung zwischen Belastung als neutralem Punkt und der Gefährdung als negative Auswirkung.

Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung in Unternehmen ist schon relativ alt. Die Vorgabe ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und sie gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. In erster Linie geht es um „Maßnahmen des Arbeitsschutzes im Sinne dieses Gesetzes sind Maßnahmen zur Verhütung von Unfällen bei der Arbeit und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren einschließlich Maßnahmen der menschengerechten Gestaltung der Arbeit.“ [§ 2 ArbSchG]

Neu hinzugekommen ist jedoch die psychische Arbeitsbelastung [§5 Abs. (3) Nr. 6 ArbSchG]. Nun hat der Arbeitgeber die Pflicht, eine Beurteilung der Gefährdung zu ermitteln. [§5 Abs. (1) ArbSchG] und er muss die Beurteilung dokumentieren. Dies steht seit 2013 im Gesetz, ist jedoch vielen unbekannt.

Was versteht man unter psychischer Arbeitsbelastung?

Unter einer psychischen Belastung definiert man die Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken.

Was versteht man aber unter psychische Arbeitsbelastung? Grundsätzlich geht es um die Abgrenzung zwischen Belastung als neutralem Punkt und der Gefährdung als negative Auswirkung.

Des Weiteren erfolgt die Beurteilung nicht auf den Mitarbeiter, sondern für den Arbeitsplatz, d.h. die Arbeitsbedingungen, personenunabhängig und neutral.

Grob kann man die Arbeitsbedingungen in 5 Kategorien unterteilen:

Arbeitsinhalte und Arbeitsaufgaben: zum Beispiel Handlungsspielräume, Verantwortung, Qualifikation, emotionale Inanspruchnahme
Arbeitsorganisation: zum Beispiel Arbeitszeit, Arbeitsablauf, Kommunikation und Kooperation
Soziale Beziehungen – mit Kolleginnen und Kollegen wie mit Vorgesetzten
Arbeitsumgebung – zum Beispiel Faktoren wie Lärm oder Ergonomie am Arbeitsplatz
Arbeitsformen – Telearbeit, befristete Arbeitsverhältnisse und Ähnliches

Für diese 5 Kategorien werden nun die Belastungen ermittelt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Ermittlung durchzuführen, z.B. durch Interviews, schriftliche Befragung, Beobachtung oder externe Dienstleister. Wichtig ist hierbei das Gebot der Neutralität.

Die Berufsgenossenschaften der jeweiligen Branchen bieten hierzu umfangreiche Hilfen an.

Mit der Auswertung der psychischen Gefährdung endet die gesetzliche Pflicht, d.h. der Gesetzgeber sieht bisher keine Pflicht zur Verbesserung der Belastung vor.

Ein wichtiger Hinweis an alle Unternehmen, vor allem auch an die, die eine Gefährdungsbeurteilung bereits in der Vergangenheit durchgeführt haben. Haben Sie diese seit der Corona Pandemie überarbeitet? Haben Sie die Aspekte, die in dieser Zeit hinzugekommen sind, bereits mit aufgenommen und bewertet? Gerade unter Corona haben sich viele psychischer Arbeitsbelastungen offenbart, die vorher völlig unbekannt waren.

9. Februar 2021

Zeiterfassung vs. Vertrauensarbeitszeit

Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus einer unmittelbaren Anwendung von Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechte-Charta.

Die einen Unternehmen haben eine Zeiterfassung, die anderen verfügen über die Vertrauensarbeitszeit mit teileweise flexiblen Arbeitszeitmodellen. Und genau bei der Vertrauensarbeitszeit liegt das Problem. Grundsätzlich ist dagegen nichts einzuwenden, ganz im Gegenteil, basiert sie doch auf Vertrauen beider Seiten. Gerade in Unternehmen, in denen das Ergebnis und nicht die Zeit, die jemand anwesend ist, zählt, ist es eine zur Unternehmenskultur passende Lösung – wäre da nicht das Arbeitsrecht.

Schon länger ist das Urteil des Europäischen Gerichtshof zu dem Fall in Spanien zum Thema Zeiterfassung bekannt (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 [CCOO]). Bisher fehlt es aber an der Umsetzung in den deutschen Gesetzen. Nun gab es aber bereits ein erstes hinweisendes Gerichtsurteil vom Arbeitsgericht Emden (ArbG Emden, 20.02.2020 – 2 Ca 94/19.) Darin heißt es unter anderem im ersten und zweiten Leitsatz des Urteils:

„1) Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung (vgl. EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 [CCOO]) ergibt sich aus einer unmittelbaren Anwendung von Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechte-Charta.

2) Die in Leitsatz 1) genannte Verpflichtung trifft den Arbeitgeber, ohne dass es hierzu einer Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber oder einer richtlinienkonformen Auslegung des § 16 Abs. 2 ArbZG bedürfte.“

Es handelt sich hierbei nicht um ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, aber trotzdem ist das Urteil richtungsweisend für alle Unternehmen, die weiterhin den Weg der Vertrauensarbeitszeit verfolgen. Es ist dabei völlig unerheblich, ob dies der Unternehmenskultur entspricht oder nicht. Von grundlegender Bedeutung ist ebenfalls, dass wir in Deutschland im Bereich des Arbeitsrechts vom sogenannten „case law“ Fallrecht sprechen. D.h. richterliche Entscheidungen beruhen auf vorherigen Entscheidungen. Daher auch mein Hinweis im Blog über HR Wissen, regelmäßig Urteile des BAG (Bundesarbeitsgerichts) zu lesen.

Dies bedeutet nicht, dass ein Unternehmen ein elektronisches Zeiterfassungssystem einführen muss. Aber ob die Aufforderung an Mitarbeiter, ihre eigene Arbeitszeit zu erfassen, als objektiv, verlässlich und zugänglich bewertet werden kann, mag in Frage gestellt werden. Im Zweifel wird es früher oder später hierzu eine gerichtliche Entscheidung geben, die Klarheit bringen wird. Ohne Aufzeichnung, also die Selbstaufzeichnung, geht es allerdings gar nicht. Dies war schon vor dem EuGH Urteil nicht zulässig.

Die Unternehmen stehen heute vor der Frage, ob sie proaktiv agieren und eine Zeiterfassung, zum Beispiel in Verbindung mit Zeitwertkonten, einführen möchten, oder ob sie warten und erst reagieren, wenn es zu einer weiteren gerichtlichen Entscheidung gekommen ist und die Selbstaufzeichnung als den rechtlichen Anspruch nicht genügend bewertet wird.

2. Februar 2021

Das „ideale“ Team

Besteht ein Team nur aus Alpha-Charaktere, kommt es unweigerlich zu Reibereien. Bei einem idealen Team nimmt jeder eine andere Rolle ein, wobei keine Rolle in Konkurrenz zu einer anderen Rolle steht und nur gemeinsam, in ihrer Summe, kann das Team erfolgreich sein.

Heute geht es im Blog um Teams. Jeder hat bereits die Erfahrung gemacht, dass es Teams gibt, die äußert gut und erfolgreich zusammenarbeiten und Teams, da passt einfach nichts zusammen. Zum einen mag es an der Teamführung liegen, aber oftmals liegt der Grund in der Teamzusammensetzung.

Bei Teams ist es dabei unabhängig, ob wir von einer Abteilung, einem Projektteam oder einem Team im Agilen Kontext sprechen. Sie haben alle einen Grundcharakter: es sind Mitarbeiter die längerfristig als eine Gruppe zusammenarbeiten.

Das ist zum einen der Kreative, der Ideengeber. Diese Rolle ist für die Ideen, die Inspiration verantwortlich. Er hält sich nicht mit Details auf und ist schon bei der nächsten Idee, wenn die andere noch gar nicht fertig umgesetzt wurde. Aber als Initialzünder ist seine Rolle unerlässlich für das Team.

Dann gibt es den Ausführenden. Er verfolgt beharrlich das Ziel, lässt sich auch von Rückschlägen nicht entmutigen und erledigt die offenen Aufgaben. Diese Rolle sorgt dafür, dass am Ende auch alles bis zum Schluss erledigt wird, und man nicht vor Erreichen des Ziels aufhört. Der Ausführende ist meistens ruhigerer Natur, der im Hintergrund arbeitet und gerade im Vergleich zum Kreativen wenig auffällt.

Dann gibt es den Organisierer, der das Team zusammenhält. Er hält alle Fäden zusammen und sorgt dafür, dass das große Ganze nicht aus den Augen verloren geht. Er sorgt dafür, dass die verschiedenen Rollen proaktiv zusammenarbeiten und koordiniert.

Dann gibt es den Problemlöser. Diese Rolle ist eher analytisch ausgeprägt. Sobald ein Problem auftaucht, findet er die optimale Lösung. Er hat viel Hintergrundwissen und kann dieses auf das jeweilige Problem anwenden. Der Problemlöser sollte nicht mit dem Kreativen verwechselt werden, denn der Problemlöser braucht eine Vorgabe, also ein Problem, um erfolgreich eine Lösung zu finden und würde nicht kreativ etwas komplett Neues beginnen.

Dann gibt es den Kommunikator, der für die richtige Unterstützung außerhalb und innerhalb des Teams sorgt, aber auch für die richtige Stimmung und Kommunikation im Team verantwortlich ist. Der Kommunikator verfügt über wichtige Kontakte und kann auf der Ebene die eine oder andere Hürde beseitigen.

Arbeiten diese verschiedenen Rollen zusammen, ist ein Team viel erfolgreicher, als wenn Menschen gleicher Natur zusammenarbeiten. Keine Rolle ist hierbei wichtiger als die andere Rolle.

Nun lässt sich dieses Modell nicht unbedingt so einfach in einer Abteilung umsetzen, aber für Projektteams sollte dieser Ansatz angewendet werden, um ein erfolgreiches Team aufzusetzen.

26. Januar 2021

Was kommt nach der Corona Pandemie?

Nach der Pandemie wird es deshalb nicht ruhiger werden, sondern es werden sich ganz neue Herausforderungen stellen, durch Wissensabgang und Mitarbeitermangel.

Heute geht es ein wenig um den Blick in die Glaskugel. Die Corona Pandemie hat unser Leben und vor allem unser Selbstverständnis ordentlich ins Wanken gebracht. Vieles, was wir niemals in Frage gestellt haben, wie z.B. das einfache ungezwungene Treffen von Freunden, wurde plötzlich zu etwas Gefährlichem.

Die Auswirkungen auf die Wirtschaft, vor allem auf bestimmte Branchen, können nur erahnt werden. Aber einiges deutet sich heute schon an.

Zum einen die viel diskutierte digitale Veränderung. Plötzlich war es in vielen Unternehmen, nachdem digital aufgerüstet wurde, möglich, digital d.h. außerhalb des Unternehmensstandortes zu arbeiten. Eine Errungenschaft, für die teilweise vorher jahrelang gekämpft wurde. Aber ist dies wirklich eine Errungenschaft? Die Erfahrung lehrt uns, dass ein Change, eine Veränderung, nur dann dauerhaft und erfolgreich ist, wenn auch das Mindset, die Einstellung, hierfür vorhanden ist. Ein Change der von außen forciert wurde, ändert noch lange kein Mindset!

Wie viele Unternehmen arbeiten schon an komplizierten Richtlinien, wann und unter welchen Bedingungen Mobiles Arbeiten in Zukunft möglich sein soll? Das hat mit einem geänderten Mindset wenig zu tun.

Es gibt Unternehmen, die unter der Pandemie finanziell nicht stark betroffen waren, und trotzdem jede Möglichkeit der Kostenreduzierung unter dem Begriff „Corona“ nutzen. Was hierbei außer Acht gelassen wurde, es wird eine Zeit nach Corona geben und unter dem Aspekt Employer Branding war solch ein Vorgehen sicherlich nicht förderlich. Das heißt nach der Krise ist mit einem erheblichen Mitarbeiterwechsel zu rechnen. Der Markt wird sich neu sortieren. Profitieren werden vor allem die Unternehmen, die flexibel auf die geänderten Mitarbeiterbedürfnisse eingegangen sind und dies auch beibehalten. Nach der Pandemie wird es deshalb nicht ruhiger werden, sondern es werden sich ganz neue Herausforderungen stellen, durch Wissensabgang und Mitarbeitermangel.

Ein weiterer Aspekt ist, dass viele Unternehmen strategische Konzepte eingefroren haben. Gleichzeitig hat sich der Markt trotz Pandemie weiterentwickelt und verändert. Es wird zu einem strategischen Stau führen, mit der Unternehmen schnell in eine Überforderung kommen.

Entsprechend ist es heute schon wichtig, sich als Unternehmen mit den Themen auseinanderzusetzen, die sich mit dem Ende der Pandemie andeuten. Überlegen Sie heute schon die Auswirkungen und welche Gegenmaßnahmen getroffen werden können. Warten Sie nicht, bis die Situation eintrifft, sondern bereiten Sie sich proaktiv darauf vor. HR ist hier ebenfalls in der Pflicht, denn vieles betrifft aktuelle und zukünftige Mitarbeiter, die Unternehmenskultur und die Wirkung nach außen.

19. Januar 2021

Kommunizieren wir?

Kommunikation ist die Grundlage für das Zusammenleben von Menschen und die häufigste Ursache für Missverständnisse und Streit.

Warum ist Kommunikation so wichtig? Wer aktiv kommuniziert, hat die Führung, diese Person leitet die Kommunikation und damit die Information. Gibt es so etwas wie eine Nichtkommunikation? Nein, gibt es nicht – selbst schweigen ist eine Form der Kommunikation. Wenn Sie nicht kommunizieren, verlieren Sie die Kommunikationsleitung und damit die Steuerung der Information. Nichtkommunikation ist die Wurzel für Annahmen, Gerüchte, falsche Informationen! Damit ist die Verbreitung von Informationen nicht kontrollierbar und verliert oft den Boden der Realität.

Daher ist eine aktive Kommunikation für eine Organisation von entscheidender Bedeutung!

Es sind jedoch weitere Fallstricke zu vermeiden. Nur weil eine Information aktiv kommuniziert wird, bedeutet dies nicht, dass der Empfänger die Nachricht versteht. Die Nachricht ist möglicherweise zu kryptisch, ein Wortspiel oder eine Anspielung. Selbst wenn Sie aktiv kommunizieren, wird die Nachricht nicht immer so empfangen, wie sie beabsichtigt war. Kommen wir zurück zum Blog über Empathie. Versuchen Sie vorauszusehen, was der Hörer verstehen wird. Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie kommunizieren, klar formuliert sind und nicht missverstanden werden können. Dies ist sowohl für die schriftliche als auch für die mündliche Kommunikation wichtig, mit Gruppen oder im Einzelgespräch.

„Der Ton macht die Musik“: Ein wichtiger Hinweis im Bereich der Kommunikation. Der Ton der Kommunikation hat einen erheblichen Einfluss auf die Kultur und die Emotionen. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Inhalt zu kommunizieren. Überlegen Sie, was Sie mit der Kommunikation erreichen möchten. Möchten Sie motivieren oder eher Unsicherheit fördern?

Regelmäßige Kommunikation von Unternehmensinformationen gegenüber den Mitarbeitern tragen zur Schaffung einer positiven und offenen Kultur bei. Es passiert etwas auf der Welt, das sich auf das Unternehmen auswirken könnte? Kommunizieren Sie so schnell wie möglich darüber, auch wenn Sie die Auswirkungen noch nicht kennen. Versichern Sie den Mitarbeitern, dass Sie es im Blick haben und entsprechend darauf reagieren werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass Mitarbeiter dies bereits wissen.

Wenn Sie informelle Kommunikationstools verwenden, sind Emojis lustig, aber wissen Sie, wie viele es gibt, und sind Sie sicher, dass der Leser mit einem Emoji dieselbe Nachricht versteht, die Sie senden möchten? Dies gilt auch im nicht beruflichen Bereich!

In einem Unternehmen sollten Sie Kommunikationsregeln definieren, insbesondere in unserer schnelllebigen digitalen Welt. Wer hat welche Berechtigung, Informationen über das Unternehmen zu veröffentlichen? Diese Regeln sind heutzutage sehr wichtig.

Mein Lieblingszitat zur Kommunikation: „Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.“ von George Bernard Shaw. Es formuliert in einem einzigen Satz alles, was bei der Kommunikation schief gehen kann.

Kommunikation mag die Basis für die Interaktion zwischen Menschen sein, aber das bedeutet nicht, dass wir jemals gelernt haben, perfekt zu kommunizieren. Wir alle machen jeden Tag viele Fehler in unserer Kommunikation.

12. Januar 2021

Empathie kann man nicht lernen, oder?

Die Fähigkeit, Mitgefühl zu haben und emotionale Beweggründe nachvollziehen zu können.

Bisher waren die Themen in meinem Blog auf sogenannten Hardfacts konzentriert, also auf Fachwissen und Kompetenzen, die man lernen kann. Wie bereits im Blog der Kompetenzmodelle erwähnt, gibt es auch Kompetenzen, die man nicht erlernen kann, sondern die angeboren sind. Trotzdem möchte ich heute auf die Kompetenz der Empathie eingehen, denn diese Kompetenz ist für den Personaler von besonderer Bedeutung.

Was versteht man unter Empathie? In erster Linie die Fähigkeit, Mitgefühl zu haben und emotionale Beweggründe nachvollziehen zu können. Insbesondere ist es die Fähigkeit, einschätzen zu können, wie das eigene Handeln und die eigene Kommunikation die Mitmenschen beeinflusst. Solche Faktoren kann man, wenn man dazu bereit ist, sehr wohl lernen.

Fangen Sie einfach an. Sie haben ein bestimmtes Thema, dass Sie mit einem Kollegen besprechen möchten. Überlegen Sie sich im Vorhinein verschiedene Aussagemöglichkeiten mit dem gleichen Inhalt, aber unterschiedlichem Ton. Nehmen wir uns ein Beispiel, um es zu verdeutlichen: Ihnen fällt in Meetings auf, dass ein Kollege ständig das Füllwort „halt“ verwendet. Darauf möchten Sie ihn jetzt ansprechen. Sie könnten sagen:

Alternative 1: „Sie müssen Ihre Ausdrucksweise verbessern und darauf achten, dass Sie nicht ständig „halt“ sagen. Das wirkt sehr unprofessionell.“

Alternative 2: „Dürfte ich Ihnen ein Feedback geben zu Ihrer Kommunikation? Mir ist in Meetings aufgefallen, dass Sie unbewusst das Wort „halt“ häufig einschieben. Das wird Ihnen sicherlich selber nicht auffallen. Falls Sie möchten, kann ich Ihnen helfen, die Angewohnheit abzulegen“.

Zwei Aussagen mit dem gleichen Inhalt. Es gäbe sicherlich noch viele weitere Möglichkeiten diesen Inhalt zu formulieren. Jetzt überlegen Sie, wie die andere Person auf die Aussage jeweils reagieren würde. Schließen Sie dabei nicht von sich auf andere! Entscheiden Sie sich für eine Variante und führen Sie das Gespräch. Beobachten Sie, wie der Gesprächspartner auf Ihre Kommunikation reagiert. Entspricht es der Reaktion, die Sie vorher antizipiert haben? Wunderbar, dann ist der erste Schritt erreicht. So gehen Sie nun schrittweise weiter vorwärts.

Aus der Psychologie kommen weitere Vorschläge, wie man seine Empathie verstärken kann. Z.B. durch aktives Zuhören, d.h. hören Sie wirklich zu, überlegen Sie nicht, was Sie gleich antworten oder selber erzählen wollen, schweifen Sie in Ihren Gedanken nicht ab. Schweigen Sie und konzentrieren Sie sich auf das Gesagte. Versuchen Sie, die Emotion hinter dem Gesagten zu verstehen. Beobachten Sie die Mimik und Gestik des Gesprächspartners. Geben Sie Ihrem gegenüber die volle Aufmerksamkeit. Das fällt Ihnen schwer? Dann üben Sie vor dem Fernseher!

Schauen Sie sich den nächsten Film oder die nächste Serie ohne Ton an, versuchen Sie, die Emotionen zu verstehen. Und lesen Sie Romane, keine Sachtexte. Sie werden sehen, mit der Zeit fällt es Ihnen immer leichter die Mitmenschen zu verstehen und Ihre Empathie zu entwickeln.

5. Januar 2021

HR-Wissen

Zuerst empfehle ich ein self-assessment – eine Selbsteinschätzung.

Die Personalabteilung ist ebenfalls für die Weiterbildung der Mitarbeiter verantwortlich und kommt dieser Verantwortung zumeist professionell nach. Aber wie sieht es mit der Personalabteilung aus? Wie und wo erweitert Sie ihr Wissen? Viel zu oft bleibt dies auf der Strecke, dabei ist das in der heutigen Digitalen Welt viel einfacher geworden als früher.

Zuerst empfehle ich ein self-assessment – eine Selbsteinschätzung. Hierzu gibt es wunderbare Anregungen wie z.B. der Artikel auf Forbes: “15 Big Career Questions To Ask Yourself Now That You’re Not Going To The Office Every Day” oder suchen Sie nach dem Begriff „Competency Model HR“. Dann beurteilen Sie Ihre eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten, wo entdecken Sie Lücken? Einige hiervon sind auch bedingt durch die fehlende Aufgabe im Unternehmen, was einem aber nicht davon abhalten sollte, sich trotzdem in dem Themenbereich weiterzubilden.

Hier wird es schon deutlich, auf was ich hinaus möchte, nämlich dem wohlbekannten Spruch „Lesen bildet“. Abonnieren Sie Newsletter von bekannten HR Zeitschriften, nutzen Sie die Angebote der beruflich orientierten Sozialen Medien, nutzen Sie Personalmessen.

Viele kommerzielle Anbieter im Bereich HR bieten auch Fachbeiträge an. Lesen Sie! Am Anfang Themenbezogen. Je mehr Beiträge zu einem bestimmten Thema gelesen werden, umso mehr Ansichten, Widersprüche und Fragen ergeben sich. Verbinden Sie diese mit Ihren eigenen Erfahrungen und bilden Sie sich Ihre eigene Meinung! Wenn vorhanden, nutzen Sie die Möglichkeit der Kommentierung. Dann kann es sein, dass man Widerspruch zur eigenen Kommentierung erfährt oder aber auch Zustimmung, aus beiden lernt man.

Gerade im Bereich HR ist es sinnvoll, sich mit neuesten Rechtsprechungen des Bundesarbeitsgerichts zu beschäftigen. Auch daraus ergeben sich immer wieder neue Erkenntnisse, aber auch Handlungsfelder.

Sei es Agilität oder auch New Work, „Buzzwords“ von denen man evtl. nur eine Grundahnung hat, was diese bedeuten. Tauchen sie tiefer ein. Informieren Sie sich nicht nur über die Bedeutung, die dahinter steckt, sondern beschäftigen Sie sich auch mit der Frage, in wieweit Ihr Bereich diesen neuen Anforderungen gerecht wird. Die Antwort ist nicht trivial, denn zuerst muss man verstehen, welche neuen Anforderungen sich hieraus ergeben werden oder können.

Viele, vor allem neue Trends, sind nur in anglikanischer Sprache verfügbar. Wunderbar, damit können Sie direkt Ihre Englischkenntnisse auffrischen. Wichtig ist, dass Sie nicht stehen bleiben und sich kontinuierlich weiterentwickeln. Nur so können Sie sich das nötige Rüstzeug aneignen, um vorausschauend als Personalabteilung das Unternehmen auch in der Zukunft erfolgreich zu begleiten.

22. Dezember 2020

Kompetenzmodell

Anhand eines Kompetenzmodells können Positionen viel besser definiert und somit erfolgreicher besetzt werden.

Heute geht es im Blog um das Thema Kompetenzen bzw. dem Kompetenzmodell. Zuerst, wie auch bei den anderen Themen, wollen wir uns mit dem Nutzen und Ziel eines Kompetenzmodells beschäftigen.

Anhand eines Kompetenzmodells können Positionen viel besser definiert und somit erfolgreicher besetzt werden.

Grob unterscheidet man persönliche, soziale, methodische und fachliche Kompetenzen, wobei es sich vor allem um Kenntnisse, Persönlichkeit und Verhalten dreht. Schnell wird klar, dass sich die Kompetenzen, je nach der Position des Mitarbeiters, unterscheiden. Man könnte z.B. für die Führungsebene ein einheitliches Kompetenzmodell vorgeben, aber sinnvoll erscheint dies nicht. Ein Finanzleiter braucht sicherlich andere Kompetenzen als ein Vertriebsleiter.

Ein wichtiger Faktor bei der Betrachtung von Kompetenzen ist die Erlernbarkeit. Es gibt Kompetenzen, die kann man lernen, was z.B. die Kenntnisse betrifft. Und es gibt Kompetenzen, die vor allem im persönlichen Bereich liegen, die angeboren sind und die Sie nicht mit Schulungen entwickeln können.

Es gibt zu jeder der oben genannten Kategorien zahlreiche Kompetenzen und man könnte geneigt sein, hieraus eine Doktorarbeit zu gestalten. Somit ist es dringend notwendig, die wichtigsten Kompetenzen für eine Position zu definieren. Für die Einführung eines Kompetenzmodells ist es vorteilhaft, am Anfang eine größere Übersicht mit möglichen Kompetenzen für die persönlichen, verhaltensbedingten und fachlichen Kompetenzen zu erstellen, inkl. der Erlernbarkeit. Im zweiten Schritt überlegt man sich für eine spezifische Position, die ca. zehn wichtigsten Kompetenzen, möglichst gleichverteilt aus den drei Gruppen. Möchte man noch genauer arbeiten, kann man diese einzelnen Kompetenzen noch nach ihrer Ausprägung gewichten.

Schlussendlich sollten für eine spezifische Stelle die zehn wichtigsten Kompetenzen definiert sein. Erst wenn die gewünschten Kompetenzen definiert sind, erfolgt eine Bewertung des derzeitigen Stelleninhabers mit diesen Kompetenzen. Sehr schnell erkennt man nun den Personalentwicklungsbedarf für den Stelleninhaber.

Soll eine Stelle neu besetzt werden, ermöglicht das Kompetenzmodell eine strukturiertere Vorgehensweise. Man wird kaum auf dem Markt jemanden finden, der genau die Kompetenzen in der gewünschten Ausprägung hat, aber, da die Kompetenzen vorab definiert wurden nach erlernbar oder angeboren, ergibt sich automatisch ein Fokus bei der Suche auf die angeborenen Kompetenzen.

Nun sind die Kompetenzen eines Menschen nicht auf der Stirn eingraviert, sondern vor allem die persönlichen und verhaltensbedingten Kompetenzen müssen im Auswahlprozess herausgearbeitet werden. D.h. mit der Nutzung eines Kompetenzmodells erhält auch das Auswahlverfahren eine neue Ausrichtung.

Die Einführung eines Kompetenzmodells ist sicherlich am Anfang zeitintensiv und aufwendig. Aber fangen Sie schrittweise an, am besten zuerst mit den offenen Positionen und arbeiten Sie sich dann von oben nach unten durch. Wie bei Stellenbeschreibungen sollten die Kompetenzen grundsätzlich jährlich auf ihre Aktualität überprüft werden.

15. Dezember 2020

Pulse Survey vs. Mitarbeiterbefragung

Mit großen Mitarbeiterbefragungen versuchen Unternehmen die Stimmung im Unternehmen zu ermitteln und evtl. Lücken und Handlungsbedarf zu definieren.

Finden bei Ihnen jährlich oder alle zwei Jahre große Mitarbeiterbefragungen statt? Die Beteiligung ist eher mäßig, der Aufwand dafür umso größer?

Mit großen Mitarbeiterbefragungen versuchen Unternehmen die Stimmung im Unternehmen zu ermitteln und evtl. Lücken und Handlungsbedarf zu definieren. Zumeist werden möglichst viele Felder abgedeckt, also von der räumlichen Gestaltung bis zur Mitarbeiterführung, und das mit möglichst wenig Fragen, damit die Mitarbeiter nicht zu lange mit der Beantwortung beschäftigt sind.

Entsprechend qualitativ sind dann auch die Antworten. Bzw. mit den Antworten als solche können Sie zumeist nur wenig anfangen, denn im nächsten Schritt muss ermittelt werden, was genau das Problem ist, bevor man dann zur Ermittlung von Lösungsmöglichkeiten kommt.

All dies ist ausgesprochen zeitaufwendig und nur selten wird der Prozess bis zum Ende durchgeführt und hat einen messbaren Erfolg.

Im Gegenzug dazu stehen sogenannte Pulse Surveys. Übersetzt „Pulsbefragung“. Hier geht es darum, mit kurzen, zielgerichteten Fragen zu einem Thema, die aktuelle Lage abzufragen. Zum Beispiel fokussiert man sich nur auf das Thema Führung oder um die Qualität der Kantine. Solche Umfragen sind in Ihre Umsetzung sehr viel einfacher, sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die Personalabteilung. Das Ergebnis ist eindeutiger und sie können viel schneller Maßnahmen ergreifen.

Entsprechend ist die Akzeptanz der Mitarbeiter auch höher und sie haben eine höhere Beteiligung mit ehrlichen Antworten. Hand aufs Herz, wie viele Mitarbeiter geben bei großen Mitarbeiterbefragungen nur positive Antworten, damit sie nicht im Nachhinein mit irgendwelchen Aktionen belästigt werden?

Dies bedeutet nicht, dass Sie jetzt aus der großen Mitarbeiterbefragung zehn verschiedene Pulse Surveys in einem Kalenderjahr planen. Gehen Sie mit dieser Methode maßvoll um und überlegen Sie sich immer, welches Thema derzeit am dringendsten auf der Liste steht.

8. Dezember 2020

Sinn oder Unsinn?

Grundlegend sollten alle Prozesse schriftlich niedergelegt sein! Dies ist keine Beschäftigungsmaßnahme, sondern dient in erster Linie der Minimierung des operationalen Risikos.

Sinn oder Unsinn von Personalprozessen:

Heute möchte ich mich ein wenig mit Personalprozessen beschäftigen. Zweifelsohne existieren viele Personalprozesse in einem Unternehmen. Zumeist sind sie den Mitarbeitern der Personalabteilung bekannt und werden intuitiv beachtet. Evtl. sind auch Personalprozesse in Einzelschritten niedergeschrieben. Im besten Falle existieren Flussdiagramme.

Grundlegend sollten alle Prozesse schriftlich niedergelegt sein! Dies ist keine Beschäftigungsmaßnahme, sondern dient in erster Linie der Minimierung des operationalen Risikos. Unter dem operationalen Risiko versteht man „…ist die Gefahr von Verlusten, die infolge der Unangemessenheit oder des Versagens von internen Verfahren, Menschen und Systemen oder infolge von externen Ereignissen eintreten (können)“ [Gabler Wirtschaftslexikon]

Die Definition stammt aus dem Bereich der Finanzwirtschaft und Versicherungen, hat aber für alle Unternehmen einen Bezug. Sind Ihre Personalprozesse nicht schriftlich fixiert, entsteht daraus ein erheblicher manueller Aufwand bei Neueinstellungen. Fällt ein Mitarbeiter unerwartet für längerer Zeit aus und bestimmte Prozesse werden grundsätzlich von dieser einen Person bearbeitet, beginnt die große Suche. In manuellen Prozessen liegen des Weiteren auch die meisten Ursachen für Fehler. Man hat mal einen Schritt vergessen, einen Punkt übersehen. Das ist menschlich. Nicht ohne Grund werden in einem Flugzeug bei jedem Abflug und vor jeder Landung Checklisten abgearbeitet, immer die gleichen, mehrmals täglich. Denn hier kann ein Fehler Menschenleben kosten.

Bei der Fixierung von Prozessen werden Sie feststellen, dass manche Prozesse extrem kompliziert und umständlich sind, weil sie über die Zeit so gewachsen sind. Schon haben Sie einen Ansatzpunkt für Verbesserungsmöglichkeiten gefunden.

Einige Prozess ergeben sich automatisch aus dem Workflow von HR-Software, bei anderen sind Sie sehr frei in ihrer Ausgestaltung. Muss es nun immer aufwendige Flussdiagramme sein? Solange Sie in einer Branche arbeiten, in denen diese nicht vorgeschrieben sind, sollten Sie die Dokumentation so einfach und vor allem anwenderfreundlich gestalten wie möglich. Machen Sie keine Wissenschaft daraus, aber pflegen Sie Ihre Prozesse. Spätestens einmal jährlich sollten Sie Ihre Prozesse auf Aktualität prüfen.

Wie bei einigen anderen Themen, ist die Einführung aufwendig und zeitintensiv. Steht das Gerüst, bleibt nur noch die Pflege und Sie sparen sich viel Zeit in der Zukunft. Gerade neue Mitarbeiter profitieren enorm von solch einer Dokumentation. Achten Sie darauf, die Dokumentation vernünftig in die verschiedenen Personalbereiche zu gliedern, ansonsten sehen Sie am Ende den Wald vor Bäumen nicht. Denken Sie vor allem auch daran, Prozesse zu dokumentieren, die nur jährlich anfallen und bei denen Sie bisher jährlich mit den Grundüberlegungen „Wie war das noch mal?“ angefangen haben. Beim Abarbeiten eines Prozesses entdecken Sie Fehler? – wunderbar, direkt korrigieren.

Sie werden erstaunt sein, wie viele verschiedene Prozesse in einer Personalabteilung jährlich anfallen.

1. Dezember 2020

Noch mehr Zahlen – 2.Teil

Neben der jährlichen oder auf mehrere Jahre gerichtete Budgetplanung sind die Personalkosten auch wichtig für die Planung von Projektkosten.

Letzte Woche haben wir das Grundgerüst für ein gutes HR-Controlling geschaffen. Heute sehen wir uns an, welche Erkenntnisse wir mit der Auswertung der Daten ermitteln können.

Dabei bitte nie das Pferd von hinten aufzäumen, d.h. verschiedene Auswertungen erstellen und sich dann überlegen, was man aus diesen Auswertungen für Erkenntnisse ziehen könnte. Das geht zumeist ordentlich schief und ist am Ende nur eine Beschäftigungstherapie.

Fangen wir mit dem Thema Diversity (Vielfalt) an. Kennen Sie die geschlechterspezifische Aufteilung in Ihrem Unternehmen unter Berücksichtigung von Position, Vollzeit, Teilzeit? Diese Auswertung gibt Ihnen ein gutes Gefühl dafür, wo Ihr Unternehmen im Bezug zu Diversity steht und welche Handlungsmaßnahmen sich evtl. bei Recruiting, aber auch bei Personalentwicklung ergeben könnten.

Ein weiteres interessantes Thema ist die demografische Entwicklung in Ihrem Unternehmen. Wie sieht die Altersstruktur in Ihren verschiedenen Abteilungen, Hierarchien und im gesamten Unternehmen aus? Ist eine Altersgruppe besonders hoch vertreten, die dann entsprechend bei Renteneintritt eine große Lücke reißen wird? Wie sieht die Altersstruktur bei den Einstellungen aus? Aus der demografischen Entwicklung lassen sich viele Handlungsfelder für die zukünftige Rekrutierung herleiten.

Für die Budgetplanung ist ein gutes HR-Controlling unabdingbar. Neben der jährlichen oder auf mehrere Jahre gerichtete Budgetplanung sind die Personalkosten auch wichtig für die Planung von Projektkosten. Können Sie die Personalkosten für verschiedene Rollen relativ gut im Durchschnitt berechnen, dann können Sie für ein Projekt, an dem verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Stundenkontingent beteiligt sind, die voraussichtlichen Kosten prognostizieren. Ist eine Expansion geplant, lassen sich die damit verbundenen Personalkosten problemlos ermitteln. Grundsätzlich ist für die nächstjährliche Budgetplanung eine gute Datengrundlage unabdingbar.

Auch aus dem Krankenstand lassen sich einige Erkenntnisse ziehen. Als stand-alone Daten machen sie allerdings weniger Sinn, sondern hier empfiehlt es sich, die Daten mit denen der Krankenkassen im Vergleich zu setzen. Jedes Jahr veröffentlichen die Krankenkassen die durchschnittlichen Krankheitstage vom Vorjahr. Auch wenn es sich um eine Retroperspektive handelt, zeigt dieser Vergleich, wo das Unternehmen auf dem Markt steht. Werten Sie die Krankheitsdaten der Abteilungen im Vergleich zum gesamten Unternehmen aus, werden Sie feststellen, dass es hier große Abweichungen geben kann. Bei einem hohen Krankenstand in einzelnen Abteilungen haben Sie Handlungsbedarf. Die Ursachen können vielfältig sein und müssen ermitteln werden.

Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Fluktuation im Unternehmen. Während für einige Branchen eine hohe Fluktuation normal ist, wie z.B. im Gaststättengewerbe, ist eine hohe Fluktuation für andere Branchen ein alarmierendes Zeichen, dass hier grundsätzlich etwas nicht stimmt. Wenn Sie die Fluktuation über einen längeren Zeitraum verfolgen, bekommen Sie ein gutes Gefühl für Veränderungen und Ihre Auswirkungen.

Je mehr Sie sich mit Kennzahlen beschäftigen, umso mehr werden Sie Tendenzen und Ursachen erkennen und können bereits frühzeitig einschreiten.

24. November 2020

Zahlen über Zahlen – 1.Teil

Anhand des Controllings können Handlungsfelder analytisch untersucht werden, um z.B. die Effizienz zu steigern.

Im heutigen Beitrag schauen wir uns das Thema HR-Controlling an. Hier sind wir weit weg von den Themen Empathie und Mensch, hier geht es um Zahlen. Und ja, ohne ein gutes ordentliches Zahlenverständnis und einige, gar nicht so anspruchsvolle Mathematikkenntnisse, geht es nicht. Wie die Überschrift bereits andeutet, wird dieses Thema etwas länger und somit in mehrere Teile aufgesplittet.

Bevor wir uns näher mit dem HR-Controlling beschäftigen, sollten wir uns erst einmal ansehen, warum wir uns überhaupt damit beschäftigen sollten. Anhand des Controllings können Handlungsfelder analytisch untersucht werden, um z.B. die Effizienz zu steigern.

Nehmen wir uns ein einfaches Beispiel aus dem Bereich Recruiting: Sie haben ein Bauchgefühl, wo Sie Ihre Stellenanzeigen (Plattformen) schalten und wie lange Sie ungefähr brauchen, bis Sie eine Stelle besetzen. Sie kennen ungefähr Ihre Kosten bzgl. der Besetzung einer Stelle und Sie können die Absagegründe von Bewerbern klassifizieren. Wenn Sie das Ganze mit Zahlen hinterlegen, werden Sie feststellen, dass Ihre Annahme und die Zahlen oftmals eine andere Sprache sprechen. Viel wichtiger ist das HR Controlling für die Budgetplanung und es existieren noch viele weitere Handlungsfelder, die sich über das HR-Controlling offenbaren.

Bevor Sie nun aber Zahlen auswerten können, müssen Sie Zahlen erheben. Dabei gibt es so einige Fallstricke, die sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstecken. Des Weiteren hat der Betriebsrat nach §87 Abs.1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn personenbezogene Daten gespeichert werden. Für ein gutes HR-Controlling sind jedoch, außer die für die Lohnabrechnung relevanten Daten, kaum personenbezogene Daten vonnöten. Viel wichtiger sind organisatorische Daten.

Wenn Sie nun eine Datenbank aufbauen, empfiehlt es sich, direkt von Anfang die verschiedenen Kriterien zu definieren. Zur Veranschaulichung nehmen wir das Bild mit den Ketten/Perlen. Es existieren verschiedene Kriterien mit ihren Ausprägungen, nach der jede einzelne Perle eingeteilt werden kann Form, Material, Farbe, Gewicht. Dann kann jeder Perle die Kriterienausprägung zugeordnet werden [z.B. Form: Herz; Material: Kunststoff; Farbe: gelb; Gewicht: 20g]. Mit diesen Informationen könnten Sie z.B. planen, welche Ketten in welcher Zusammensetzung Sie herstellen könnten.

Übertragen wir dies auf eine Organisation, finden wir Bezeichnungen für Abteilungen, Unterabteilungen, Positionen, usw. Je genauer Sie hier definieren, umso besser ist später Ihre Datenmenge. Es empfiehlt sich hierbei ein enger Austausch mit dem Bereich Controlling im Unternehmen. Ein Unternehmensbereich, mit dem Sie als Personaler grundsätzlich viel zu tun haben sollten!

Haben Sie die nötigen Definitionen gefunden, müssen nun die vorhandenen Mitarbeiter entsprechend den Kriterien zugeordnet werden. Das könnte man mit Excel durchführen, aber das ist aufgrund der Datenmenge nicht empfehlenswert. Auch hier sehen wir wieder, um eine gute HR-Software geht kein Weg vorbei. Das HR-Controlling sollte technisch an der Lohnabrechnung angebunden sein, denn die Bewegungsdaten (Einstellungen, Austritte, Versetzungen) sind sehr wichtig.

Haben Sie das Grundgerüst stehen, dann geht es um den Inhalt. Dazu mehr im nächsten Blog.

17. November 2020

Wer wird Nachfolger?

Bei der Nachfolgeplanung geht es nicht um die kurzfristige Sicht, wer übernimmt welche Aufgaben, wenn ein Mitarbeiter für längere Zeit ausfällt.

Die Nachfolgeplanung – Succession Planning genannt – ist ein Aspekt, der auch in der Personalstrategie eine wichtige Rolle spielt. Bei der Nachfolgeplanung geht es nicht um die kurzfristige Sicht, wer übernimmt welche Aufgaben, wenn ein Mitarbeiter für längere Zeit ausfällt. Hier sollte man mindestens drei bis fünf Jahre in die Zukunft schauen. Für einige Positionen sogar erheblich länger.

Würde jede Führungsposition im Unternehmen einer Nachfolgeplanung unterzogen werden, wäre dies weder sinnvoll noch finanzierbar. Daher beschränkt man sich auf die Schlüsselpositionen. Was versteht man unter Schlüsselpositionen? Das sind Positionen, die nur schwer auf dem Arbeitsmarkt zu ersetzen sind, weil z.B. der Kenntnisstand sehr unternehmensbezogen ist und bei einem Verlust der Positionsbesetzung des Mitarbeiters, ein Werteverlust für das Unternehmen droht. Aber Vorsicht: Schlüsselpositionen sind nicht zwangsläufig immer Führungspositionen. Vor allem im Bereich der IT verstecken sich heute so einige wichtige Positionen.

Hat man die Schlüsselpositionen definiert, kann mit der Nachfolgeplanung begonnen werden. Nun geht es darum, die nötigen Kenntnisse und Kompetenzen (Anforderungsprofil) für diese Position festzulegen. Vergessen Sie dabei auch die persönlichen Kompetenzen nicht! Besitzt das Unternehmen Stellenbeschreibungen, sollte dies nicht so schwer sein. Ansonsten ist es direkt eine schöne Übung für die Erstellung von solchen.

Sind nun die Kenntnisse und Kompetenzen gefunden, geht es darum, sich zu überlegen, wie ein Mitarbeiter sich diese Kenntnisse und Kompetenzen aneignen kann. Zum Beispiel durch Schulungen oder Positionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen (Entwicklungswege). Im Prinzip bewegt man sich in der Nachfolgeplanung rückwärts von der Schlüsselposition aus die Karriereleiter hinunter. Am Ende der Planung hat man für jede Schlüsselposition eine Karriereplanung vor sich liegen, die aufzeigt, welche Schritte und Positionen ein Mitarbeiter durchlaufen muss, damit er am Ende als Nachfolger für die Schlüsselposition in Frage kommt.

Gleichen Sie die diese Planung mit Ihren vorhandenen Mitarbeitern ab. Haben Sie evtl. schon Mitarbeiter, die sich auf diesem Karriereweg befinden? Dann können Sie sehr genau definieren, welche Schritte noch nötig sind, damit dieser Mitarbeiter in drei bis fünf Jahren die Schlüsselposition übernehmen könnte.

Wenn der derzeitige Inhaber der Schlüsselposition nicht zufällig in den nächsten Jahren seinen Ruhestand antritt, bedeutet die Nachfolgeplanung nicht, dass Ihr Entwicklungskandidat nun wirklich in ein paar Jahren die Nachfolge antreten wird. In erster Linie versuchen Sie natürlich durch eine interessante Stellenaufgabe den potentiellen Nachfolger am Unternehmen zu binden. Denn es wäre sehr ärgerlich, wenn Ihre geplante Nachfolge zwischendrin abspringt. Aber Sie werden erleben, dass auch das immer wieder passiert. Daher ist es wichtig, dass Sie flexibel reagieren und schnell eine neue Planung erstellen.

10. November 2020

Personalstrategie ist kein Hexenwerk

Erstellt man zum ersten Mal eine Personalstrategie, empfiehlt es sich, viele Fragestellungen, externe Einflüsse sowie interne Einflüsse, zu suchen.

Die Personalstrategie befasst sich mit der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens, bezogen auf die Organisation und die Mitarbeiter. Wie oft würde man sich wünschen, man hätte eine Glaskugel auf dem Schreibtisch stehen, die einem die Fragen beantwortet. Ich pflege hier immer zu sagen, meine Glaskugel ist heruntergefallen und zerbrochen. Denn es gibt viele andere Faktoren, die einem hierbei helfen.

Grundsätzlich sollte die Personalstrategie mit der Unternehmensstrategie konkludent sein, ob dies nun die grundsätzliche Ausrichtung auf Expansion ist oder ein „Gesundschrumpfen“. Alleine hierdurch ergeben sich schon viele Themen.

Es gibt weitere Faktoren, die die Zukunft im Unternehmen beeinflussen, exemplarisch seien hier einige Fragestellungen genannt:

Gibt es gesellschaftliche Veränderungen, die für das Unternehmen relevant sind?
Gibt es politische Entwicklungen, die relevant sein könnten?
Wie sieht der Arbeitsmarkt aus?
Wie sieht die demografische Entwicklung in dem Land oder der Region aus?

Diese Fragen zeigen schon, woran man denken sollte, wenn man sich mit der zukünftigen Ausrichtung beschäftigt. Erstellt man zum ersten Mal eine Personalstrategie, empfiehlt es sich, viele Fragestellungen, externe Einflüsse sowie interne Einflüsse, zu suchen (Brainstorming). Dann werden diese Fragen anhand der Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen beantwortet.

Als nächstes folgt die Überlegung, was sich im Unternehmen verändern müsste, um diesen Sollzustand zu erreichen. Dazu ist es unabdingbar, den Istzustand zu kennen. Aus der Differenz ergeben sich sodann die Handlungsfelder. Die Liste ist mitunter sehr lang und nicht finanzierbar. Daher bedarf es noch einer Bewertung dieser Handlungsfelder. D.h. Sie müssen bewerten, wie hoch sind die Investitionskosten für die Handlungsoptionen, wie hoch ist der Nutzen, wie hoch das Risiko bei einer nicht Umsetzung. Damit haben Sie die nötige Grundlage für eine Gesamtbewertung und können damit die Prioritäten bestimmen.

Schon steht Ihre erste Personalstrategie, die Sie mit der Unternehmensleitung besprechen können. Im folgenden Jahr haben Sie nicht nur die Erfahrungen des Vorjahres dazugewonnen, sondern Sie können nun auch Ihre Strategiemaßnahmen mit der Realität abgleichen und dieses Wissen wiederum nutzen, um sich mit der Strategie für die folgenden Jahre zu beschäftigen.

3. November 2020

Employer Branding – Personalmarke?

Die Marke „Arbeitgeber“ sollte aktiv gestaltet werden, damit gute und qualifizierte Fachkräfte bei dem Unternehmen arbeiten möchten und Beschäftigte sollen begeistert und motiviert dem Arbeitgeber treu bleiben.

Employer Branding ist die Markenbezeichnung des Unternehmens als Arbeitgeber. Bisher beschränkte sich die Markenbildung eines Unternehmens auf seine Produkte. Hierbei ist es völlig unabhängig, ob es sich bei dem Produkt um einen Gegenstand handelt oder um eine Dienstleistung. Kunden oder auch die Gesellschaft sollen die Produkte mit dem Unternehmen in Verbindung bringen. Dann hat ein Unternehmen eine Marke.

Diese Kenntnis sagt allerdings nichts darüber aus, wie ein Unternehmen als Arbeitgeber auftritt und wie ein Unternehmen als Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Darum dreht sich der Begriff des Employer Branding. Die Marke „Arbeitgeber“ sollte aktiv gestaltet werden, damit gute und qualifizierte Fachkräfte bei dem Unternehmen arbeiten möchten und Beschäftigte sollen begeistert und motiviert dem Arbeitgeber treu bleiben.

Hierzu können viele Maßnahmen unternommen und eingeführt werden, die den Bereich dieses Blogs sprengen würden. Aber grundsätzlich hierzu ein paar Hinweise.

Alle Maßnahmen und Aktionen, um die Marke „Arbeitgeber“ bekannter zu machen, sind überflüssig, wenn Sie etwas suggerieren, was in dem Unternehmen so nicht existiert. Bleiben Sie bei der Wahrheit, versprechen Sie nicht, was das Unternehmen nicht halten kann, denn das kann schnell dazu führen, dass das Unternehmen auf dem Markt als negativer Arbeitgeber wahrgenommen wird. Negative Informationen verbreiten sich in den modernen Medien viel schneller als positive Informationen.

Neben den vielen möglichen Aktionen und Maßnahmen bedenken Sie vor allem auch im Tagesgeschäft Ihr Employer Branding. Angefangen bei den Stellenanzeigen, der Kommunikation, dem Auftritt und Engagement auf Messen und sonstigen Veranstaltungen.

Bevor Sie anfangen, sich mit dem Thema Employer Branding zu beschäftigen und Maßnahmen zu planen, beantworten Sie sich selber ein paar Fragen:

Was sind die Merkmale Ihres Unternehmens als Arbeitgeber oder welche Merkmale hätten Sie gerne?
Gibt es besondere, herausragende Merkmale, die Ihr Unternehmen als Arbeitgeber auszeichnet?
Wieso bleiben Beschäftigte in Ihrem Unternehmen?
Wie wird Ihre Konkurrenz als Arbeitgeber wahrgenommen?

Mit diesen Grundsatzfragen bekommen Sie einen guten Eindruck, in welche Richtung sich das Ganze bewegt und evtl. haben Sie mit der Beantwortung der Fragen bereits erste Aktionen definiert.

Employer Branding ist ein Prozess, der auf Langfristigkeit angelegt ist und entsprechend Zeit benötigt. Je genauer Sie von Anfang an planen, was Ihr Ziel ist und welche Meilensteine Sie erreichen möchten, umso einfacher gelingt die Umsetzung.

27. Oktober 2020

Wo muss ich hin?

Onboarding – oder auch die Frage: Wo muss ich hin?

Das Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern schon weit davor, nämlich dann, wenn der Arbeitsvertrag unterzeichnet eingereicht wurde. Nun sind es zumeist noch ein paar Wochen, bis zum ersten Arbeitstag und diese Zeit sollte effektiv genutzt werden.

Es fehlen noch Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und es müssen noch Vorschriften und Erklärungen gelesen werden? Dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt dafür. Idealerweise ist dies online über eine HR-Software möglich, ansonsten bleibt Ihnen nur der Weg über die Post.

Sie sollten einen Einarbeitungsplan, in Absprache mit der Fachabteilung, erarbeiten und diesen zusammen mit den Grundinformationen zu Uhrzeit und Ort des ersten Arbeitstages vorab mitteilen. Idealerweise steht in der ersten Woche ein fester Ansprechpartner oder eine feste Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Gibt es Besonderheiten in Ihrem Hause, wie z.B. keine Kantine oder keine Getränke? Teilen Sie dies ebenfalls vorab mit ebenso wie Besonderheiten, die für den ersten Tag benötigt werden. Je mehr Sie vorab informieren, umso willkommener fühlen sich die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter.

Wenn eine besondere Ausstattung, Technik, Werkskleidung oder ähnliches benötigt wird, dann bereiten Sie alles vor dem ersten Arbeitstag vor. Denke Sie daran ebenfalls eine Ersatzperson im Unternehmen zu definieren. Es wäre ärgerlich, wenn der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters im Chaos versinkt, weil an dem Tag die Fachkraft unerwartet fehlt.

Erstellen Sie grundsätzlich für alle Beschäftigte eine Übersicht, FAQ. Brainstormen Sie dabei alles was Ihnen einfällt. Von ‚Was mache ich wenn das Papier alle ist?‘ bis zu ‚Wo sind die Sanitärräume?‘. So etwas kann man in Papierform erstellen, aber viel praktischer und schöner ist es, so etwas online anzubieten. Sie werden sehen, sogar langjährige Beschäftigte werden erstaunt sein, was alles angeboten wird. Nutzen Sie diese Übersicht, um alle gleichermaßen zu informieren. Seien Sie transparent und vertrauen Sie nicht auf ‚das ist allgemein bekannt‘. Je mehr Informationen Sie vernünftig sortiert hinterlegen, umso mehr Zeit sparen Sie am Ende in der Personalabteilung für unnötige Anfragen.

Den ersten Tag der Neuen sollten Sie nutzen, dosiert, und mit wenigen, aber wichtigen Punkten zu beginnen. Diese sollten ihren Vorgesetzten und das Team kennenlernen.

Planen Sie ein gemeinsames Mittagessen, so wie es bei Ihnen im Hause üblich ist. Niemals sollten Sie neue MitarbeiterInnen am ersten Tag alleine zum Mittagessen schicken.

20. Oktober 2020

HR und die Unternehmenskenntnisse

Wie soll eine Personalabteilung ein strategischer Partner sein, wenn man gar nicht die Themen kennt?

Bereits im Einleitungsartikel kurz angedeutet, sind die Unternehmenskenntnisse in der Personalabteilung oftmals ausbaufähig.

Die Personalabteilung bewegt sich in ihrem eigenen Aufgabenfeld und ist häufig nicht eingebunden im täglichen Geschäft. Hier gibt es Handlungsbedarf von allen Seiten, denn in vielen Fällen kommt auch das Unternehmen nicht auf die Idee, die Personalabteilung mit einzubinden oder zu informieren, wenn es sich nicht direkt um MitarbeiterInnen handelt.

Wie soll aber eine Personalabteilung ein strategischer Partner sein, wenn man gar nicht die Themen kennt? Nun könnte man ständig durch das Unternehmen laufen, aber damit bereichert man nicht unbedingt seine Unternehmenskenntnisse. Viel effektiver ist es, hin und wieder an Teammeetings teilzunehmen. Am Anfang ist das sicherlich für die MitarbeiterInnen ungewohnt, befremdlich und vielleicht fühlen sie sich auch überwacht. So eine Kulturänderung, Change Management, bedarf seine Zeit, bis es zur Gewohnheit wird. Aber nutzen Sie solche Teammeetings, stellen Sie Fragen, vor allem auch, wenn Sie keine Ahnung haben, worüber gerade gesprochen wird. Hören Sie vor allem zu und erfahren Sie, wo den MitarbeiterInnen der Schuh drückt.

Sie fragen sich jetzt, wozu das alles? „Ich habe so schon kaum Zeit meine Aufgaben zu erledigen.“ Denken Sie wieder an die Ursprungsfrage, die Reputation. Wenn Sie wissen, wo es hakt und reibt, können Sie viel zielgerichteter unterstützen. Auch bei der Neubesetzung können Sie viel effektiver bei der Auswahl von Bewerbern helfen.

Bei der Planung von neuen Initiativen wissen Sie viel besser, wann diese zeitlich Sinn machen und vielleicht auch auf welche Art und Weise diese durchgeführt werden können. Außerdem werden Sie feststellen, wenn Sie für die Mitarbeiter sichtbar sind, werden diese auch auf Sie zukommen. Plötzlich sind Sie ein wirklicher Business Partner.

Dies ist eine Veränderung, die sich nicht von heute auf morgen einstellt und es mag auch Unternehmensleitungen geben, die dies als völlig überflüssig ansehen. Aber geben Sie nicht auf und gehen Sie diesen steinigen Weg. Denn am Ende wird er sich für alle lohnen.

13. Oktober 2020

Karriereseite – wo bist Du?

Eine Karriereseite begrüßt den neugierigen Bewerber, evtl. auch den neugierigen Kunden, der sich ein Bild vom Unternehmen machen möchte.

Im Recruiting wurde es zum Schluss schon kurz angedeutet, dass wir uns die Karriereseite näher ansehen werden.

Haben Sie eine Karriereseite? Oder sucht man auf der Homepage verzweifelt den Hinweis auf eine Karriereseite und landet nach mehreren Links auf einer Übersicht mit Stellenanzeigen?

Eine Karriereseite, die auf der Homepage nicht sichtbar ist, rutscht direkt in die Kategorie „nicht so wichtig“. Sind Bewerber für Sie wichtig, dann gibt es Grund genug für Änderungen. Diese sollten Sie, zusammen mit Ihren Marketingverantwortlichen, nochmals überdenken.

Nachdem man erfolgreich den Link zur Karriereseite gefunden hat, landet man auf der Übersicht mit den Stellenanzeigen? Bitte nicht! Eine Karriereseite begrüßt den neugierigen Bewerber, evtl. auch den neugierigen Kunden, der sich ein Bild vom Unternehmen machen möchte. Eine Karriereseite erläutert kurz, was man als Mitarbeiter von dem Unternehmen als Arbeitgeber erwarten kann. Sie informiert darüber, ob man Ausbildungsplätze, Praktikanten oder Werkstudenten beschäftigt. Idealerweise sind Zitate von aktiven Mitarbeitern, auch mit Fotos, zu finden. Gibt es einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin?

Von hier können Sie dann auf die Stellenanzeigen weiterleiten. Oder aber auch, falls gewünscht, die Möglichkeit der Initiativbewerbung anbieten.

Familienunternehmen sollten beachten, dass auf der Unternehmensseite eine kurze Firmengeschichte nicht fehlt und sich die Unternehmensführung kurz vorstellt. Wenn sich ein Bewerber für ein Familienunternehmen interessiert und nur über das Impressum den Namen der Unternehmensleitung herausfinden kann, wird er irritiert sein. Hier lässt das Unternehmen viel Potenzial in ihrer Außendarstellung ungenutzt liegen.

Eine Karriereseite muss nicht von Anfang an perfekt stehen. Dennoch sollte sie immer aktuell sein und ggf. verwendeten Fotos sollten der Realität des Unternehmens entsprechen!

6. Oktober 2020

Recruiting – Der Teufel liegt im Detail

Oft werden Stellenanzeigen aus dem Blickwinkel des Unternehmens formuliert.

Lange an der Stellenanzeige gefeilt, veröffentlicht, und es passiert - nichts. Sicherlich werden Bewerbungen eingesendet, aber nicht von den Bewerbern, die man sucht. Lässt sich das nicht optimieren?

Nehmen wir das Beispiel „Personal Manager“. Schaut man sich alle Stellenanzeigen, die im Netz existieren an, ist die Definitionsbrandbreite schier endlos. Die einen suchen einen Personalleiter (m/w/d), die anderen einen Personalreferenten (m/w/d). Der Betreuungsbereich variiert von 5 Beschäftigten bis zu fast 3000. Was ist in einer Stellenanzeige wichtig?

Für solch eine Stellenbeschreibung ist zunächst die Größe des Unternehmens von Bedeutung, der Verantwortungsbereich, sowohl fachlich als auch die zu betreuende Mitarbeiteranzahl und die Berichtslinie. Wird der Bewerber Führungsverantwortung haben? Die Grundsatzfrage hierbei ist, was möchte der Bewerber wissen? Welche Informationen braucht er, um die Stelle in ihrem Umfang beurteilen zu können? Oft werden Stellenanzeigen aus dem Blickwinkel des Unternehmens formuliert und solche Unterscheidungsmerkmale fehlen.

Wichtig sind auch die geforderten Qualifikationen. Welche sind wirklich unabdingbar? Ist Berufserfahrung wichtiger als Persönlichkeit? Welche kann man sich leicht aneignen, welche nicht? Hier hilft ein Kompetenzmodell!

Zuweilen sind Positionen so speziell, dass man nur schwer geeignete Bewerber hierfür finden wird. Dann muss man sich überlegen, welche Grundqualifikationen jemand mitbringen muss, und was der Stelleninhaber auf der Position noch lernen könnte. Das mag auf den ersten Blick viel zu langwierig klingen, aber es ist nicht von Vorteil, zwei Jahre lang nach dem geeigneten Kandidaten zu suchen.

Manchmal liegt das Problem allerdings an anderer Stelle: Haben Sie sich schon probeweise selber bei Ihrem Unternehmen beworben? Kann der Bewerber seinen Lebenslauf problemlos hochladen und um ein paar Grunddaten ergänzen oder muss der Lebenslauf manuell eingepflegt werden? So eine technisch in ein gleiches Format gepresste Bewerbung mag evtl. die Bearbeitung in der Personalabteilung vereinfachen, gute Bewerber können hier schon abspringen. Deshalb gestalten Sie Ihr System so einfach und effektiv wie möglich und lassen Sie mit der Möglichkeit des Hochladens der Bewerberdateien noch etwas Individualität zu. Immerhin möchten Sie einen Menschen einstellen, und keine Maschine mit irgendwelchen Spezifikationen.

Bewerbungen sichten kostet Zeit - für jeden. Einfach Bewerbungen an den Fachbereich weiterleiten? Keine gute Idee! Der Einstieg in diese Blog-Serie war, die Reputation der Personalabteilung zu verbessern, schon vergessen? Die Personalabteilung nimmt die erste Sichtung vor und versieht die Bewerbungen direkt mit einer Bewertung und notiert wichtige Punkte. Je ordentlicher Sie dies beim ersten Mal durchführen, umso mehr Arbeit ersparen Sie sich im weiteren Prozess. Bewerbungen die für Sie gar nicht in Frage kommen, erhalten sofort den Vermerk für die Absage.

Wenn das Unternehmen kein Kleinbetrieb ist, dann empfiehlt sich immer die Anschaffung einer unterstützenden Software. Auf dem Markt gibt es viele Angebote, für jedes Unternehmen ist etwas Passendes dabei. Die Software vereinfacht nicht nur die Handhabung, Dokumentation und Verlässlichkeit, sie minimiert vor allem auch die benötigte Zeit.

Die Fachabteilung meldet sich nicht zurück? Suchen Sie das Gespräch! Vielleicht ist die Besetzung der Stelle gar nicht so dringend und nötig wie ursprünglich angedacht? Wenn der Schuh in der Fachabteilung drückt, dann sollte auch ein Interesse darin bestehen, die Stelle zu besetzen. Die Ausrede „keine Zeit“ ist auf keinen Fall zu akzeptieren, denn man muss manchmal Zeit investieren, um danach mehr Zeit zu haben. Bedenken Sie dabei immer, ein Bewerber bewirbt sich wahrscheinlich nicht nur bei Ihrem Unternehmen. Brauchen Sie am Ende zu lange für den Prozess, ist der Kandidat evtl. schon anderweitig untergekommen und Sie fangen wieder von vorne an.

Faustformel: Hat der Bewerber seit über zwei Wochen nichts mehr von Ihnen gehört, dann wird es allerhöchste Zeit für einen Zwischenbescheid. Für Sie ungeeignete Kandidaten sollten zügig eine Absage erhalten.

Bewerbungsgespräche geführt, Kandidaten gefunden. Super! Und was ist mit den übrig gebliebenen Bewerbungen? Einfach löschen? Denken Sie an Ihr Employer Branding. Versenden Sie eine freundlich formulierte Absage an Ihre Bewerber.

Vergessen Sie die Datenschutzerklärung nicht. Bei HR-Software-Anbietern ist sie ein fester Bestandteil, aber wer noch Bewerbungen per E-Mail empfängt, sollte hier dringend darauf achten.

Mehr zu diesem Thema wird es in zukünftigen Beiträgen geben, wenn es z.B. um Karriereseiten und Employer Branding geht.

Im Text wurde auf eine geschlechterspezifische Trennung aufgrund einer besseren Lesbarkeit verzichtet.